Niniejsza informacja opisuje, jak POLBISCO – Stowarzyszenie Polskich Producentów Wyrobów Czekoladowych i Cukierniczych przetwarza dane osobowe w związku ze swoją działalnością statutową, organizacją prac organów i komisji, wydarzeń, seminariów, szkoleń, kontaktu z członkami i współpracownikami oraz wysyłką newslettera.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest POLBISCO – Stowarzyszenie Polskich Producentów Wyrobów Czekoladowych i Cukierniczych, ul. J.P. Woronicza 31/152, 02-640 Warszawa.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się ze Stowarzyszeniem przez sekretariat: sekretariat@polbisco.pl, tel. +48 22 856 86 61.

Na dzień przyjęcia tej informacji Stowarzyszenie nie wyznaczyło inspektora ochrony danych.

2. Kogo dotyczy ta informacja

Informacja dotyczy w szczególności:

• członków Stowarzyszenia – osób fizycznych związanych z firmami z branży wyrobów czekoladowych i cukierniczych,
• osób wskazywanych przez firmy jako członkowie komisji wewnętrznych albo osoby kontaktowe,
• członków zarządu i komisji rewizyjnej,
• pełnomocników na walne zgromadzenie, w tym osób spoza Stowarzyszenia,
• uczestników seminariów, szkoleń, spotkań i innych wydarzeń organizowanych przez POLBISCO lub na jego zlecenie,
• kontrahentów, zleceniobiorców, podwykonawców oraz osób kontaktowych po stronie tych podmiotów,
• osób, którym nadano status honorowego członka,
• osób zapisanych na newsletter,
• osób kontaktujących się z POLBISCO przez e-mail, formularz lub w inny zwykły sposób.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakich celach i na jakiej podstawie

a) Członkostwo i bieżący kontakt – Przetwarzamy zwykle imię, nazwisko, adres e-mail oraz – jeżeli jest to potrzebne – firmę, funkcję, stanowisko albo dane dotyczące reprezentacji. Dane są wykorzystywane do obsługi członkostwa, bieżącej komunikacji i prowadzenia działalności statutowej. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działalności Stowarzyszenia.

b) Komisje wewnętrzne – W przypadku komisji wewnętrznych przetwarzamy zwykle imię, nazwisko, firmę, numer telefonu i adres e-mail. Dane służą organizacji prac komisji, kontaktowi roboczemu i dokumentowaniu udziału w pracach Stowarzyszenia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

c) Zarząd i komisja rewizyjna – Przetwarzamy dane wymagane przez przepisy prawa, formularze rejestrowe albo wewnętrzną dokumentację Stowarzyszenia, w szczególności dane identyfikacyjne, dane o pełnionej funkcji oraz dane potrzebne do zgłoszeń do KRS i CRBR. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W zakresie roszczeń i bezpieczeństwa informacji podstawą może być także art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Część tych danych może być ujawniana w rejestrach publicznych, jeżeli wymagają tego przepisy.

d) Kontrahenci i podwykonawcy – Przetwarzamy dane osób podpisujących umowy, osób kontaktowych oraz dane wynikające z umów, zleceń, faktur i rozliczeń. Jeżeli dana osoba zawiera umowę osobiście, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec osób kontaktowych po stronie firmy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e) Seminaria, szkolenia, spotkania i wydarzenia – Przetwarzamy zwykle imię, nazwisko, firmę, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu oraz dane podane w zgłoszeniu lub widoczne w bieżącej korespondencji, w tym w służbowych stopkach e-mail. Dane służą organizacji wydarzenia, kontaktowi z uczestnikami, prowadzeniu list uczestników, obsłudze technicznej i rozliczeniu wydarzenia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie rozliczeń i dokumentacji księgowej – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

f) Pełnomocnictwa na walne zgromadzenie – Przetwarzamy dane potrzebne do identyfikacji mocodawcy, pełnomocnika i zakresu umocowania. Jeżeli pełnomocnictwo zawiera dane dodatkowe, wykorzystujemy je tylko w zakresie niezbędnym do obsługi walnego zgromadzenia i dokumentacji korporacyjnej. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy obowiązek dokumentacyjny wynika z przepisów albo statutu – także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

g) Honorowi członkowie – Przetwarzamy ograniczoną dokumentację dotyczącą nadania statusu honorowego członka, np. imię, nazwisko, firmę lub funkcję, datę i podstawę nadania statusu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu dokumentacji działalności Stowarzyszenia i zachowaniu ciągłości informacji historycznej.

h) Newsletter – Przetwarzamy imię, nazwisko, adres e-mail, datę zapisu oraz informację o zgodzie i ewentualnym wypisaniu się z newslettera. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda.

i) Kontakt przez e-mail lub formularz – Jeżeli kontaktujesz się z nami bezpośrednio, przetwarzamy dane zawarte w wiadomości albo formularzu, w tym dane identyfikacyjne, dane kontaktowe i treść korespondencji. Dane te wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi, obsługi sprawy i prowadzenia dalszego kontaktu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy – także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Skąd mamy dane

Dane otrzymujemy:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
• od firmy, członka Stowarzyszenia albo innego podmiotu, który wskazuje reprezentanta, członka komisji, pełnomocnika albo uczestnika wydarzenia,
• z dokumentów i rejestrów publicznych – gdy jest to potrzebne do potwierdzenia reprezentacji albo spełnienia obowiązków prawnych.

Jeżeli dane otrzymaliśmy pośrednio, możemy dodatkowo przekazać krótką informację bezpośrednio przy pierwszym kontakcie.

5. Komu możemy ujawniać dane

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, chmury, narzędzi biurowych albo newslettera,
• biuru rachunkowemu, kancelarii prawnej lub innym doradcom – jeżeli jest to potrzebne do obsługi sprawy,
• bankom, operatorom płatności, operatorom pocztowym i kurierskim,
• podmiotom świadczącym usługi szkoleniowe, organizacyjne, konferencyjne albo techniczne – w zakresie niezbędnym do realizacji wydarzenia,
• KRS, CRBR, sądom, urzędom i innym organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Podmiot zewnętrzny może działać jako podmiot przetwarzający albo jako odrębny administrator – zależnie od rzeczywistego modelu współpracy.

6. Spotkania online, w tym ZOOM/ Teams

W przypadku seminariów, szkoleń i spotkań online, prowadzonych głównie na platformie ZOOM, a także z wykorzystaniem Teams, inni uczestnicy mogą widzieć nazwę wyświetlaną uczestnika, a więc zwykle imię i nazwisko oraz - jeżeli wynika to z ustawień konta albo wpisanej nazwy - również nazwę firmy.

Prosimy, aby w nazwie wyświetlanej nie umieszczać zbędnych danych prywatnych, np. prywatnego numeru telefonu albo prywatnego adresu e-mail.

Nagrywanie spotkań online albo generowanie raportów obecności stosujemy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne i po uprzednim poinformowaniu uczestników.

7. Czy przekazujemy dane poza EOG

Co do zasady nie planujemy przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli korzystamy z dostawcy wiążącego się z transferem danych poza EOG, zapewniamy odpowiednią podstawę transferu zgodną z RODO.

8. Jak długo przechowujemy dane

• dane członkowskie, kontaktowe i dotyczące komisji – przez czas trwania relacji ze Stowarzyszeniem, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• dokumenty walnego zgromadzenia i pełnomocnictwa – przez czas potrzebny do dokumentacji spraw korporacyjnych, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń; jeżeli stanowią część dokumentacji księgowej albo formalnej – przez okres wymagany prawem,
• dane zarządu, komisji rewizyjnej, KRS i CRBR – przez okres pełnienia funkcji, a następnie przez okres wymagany prawem oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• dane kontraktowe, rozliczeniowe, księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez czas potrzebny do obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia,
• listy uczestników seminariów, szkoleń i spotkań – przez czas organizacji i rozliczenia wydarzenia, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń; jeżeli dokumentacja stanowi część dokumentacji księgowej – przez okres wymagany dla tej dokumentacji,
• dane newsletterowe – do czasu wycofania zgody albo zaprzestania wysyłki newslettera; ograniczoną informację o cofnięciu zgody lub wypisaniu można przechowywać w celu wykazania zgodności i obrony przed roszczeniami,
• dane honorowych członków – przez czas utrzymywania statusu honorowego członka, a w ograniczonym zakresie także dłużej, jeżeli jest to uzasadnione celem historycznym, dokumentacyjnym albo obroną przed roszczeniami,
• dane z korespondencji i formularzy – przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń albo przez okres wymagany przepisami, jeżeli sprawa skutkuje zawarciem umowy lub wystawieniem dokumentów księgowych.

9. Jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą

W zależności od sytuacji przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, usunięcia danych w granicach prawa, wycofania zgody – jeżeli podstawą jest zgoda – oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Usunięcie danych nie zawsze będzie możliwe, jeżeli ich dalsze przechowywanie wynika z obowiązków prawnych albo jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do obsługi członkostwa, zgłoszenia do komisji, udziału w wydarzeniu, obsługi pełnomocnictwa, wysyłki newslettera, zawarcia umowy albo prowadzenia korespondencji.

Brak podania danych może uniemożliwić załatwienie sprawy albo udział w danym procesie.

11. Czy stosujemy profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

12. Dodatkowa uwaga praktyczna

Niniejsza informacja ma charakter ogólny i może być uzupełniana krótkimi klauzulami przekazywanymi przy konkretnych formularzach, zgłoszeniach, umowach albo dokumentach wewnętrznych.
Publikacja tej informacji na stronie internetowej nie wyłącza obowiązku przekazania odrębnej informacji bezpośrednio osobie, jeżeli wymaga tego RODO, np. gdy dane zostały pozyskane pośrednio od firmy albo innego podmiotu.
 

Pliki cookies i inne technologie śledzące

Strona, podobnie jak niemal wszystkie strony internetowe, wykorzystuje pliki cookies, by zapewnić najlepsze doświadczenia związane z korzystaniem ze strony. Cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym (np. komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny.
 

Cookies pozwalają:

• zapewnić prawidłowe funkcjonowanie strony,

• poprawić szybkość i bezpieczeństwo korzystania ze strony,

• ulepszać funkcje dostępne na stronie,

• korzystać z narzędzi analitycznych,

• korzystać z narzędzi marketingowych,

• wyświetlać na stronach filmy z serwisu YouTube,

• zapewniać funkcje społecznościowe.

Więcej szczegółów znajduje się poniżej.

Zgoda na cookies. Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlana jest informacja na temat stosowania plików cookies. Zaakceptowanie i zamknięcie tej informacji oznacza, że wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies zgodnie z postanowieniami niniejszej polityki prywatności. Zgodę zawsze można wycofać, usuwając pliki cookies oraz zmieniając ustawienia plików cookies w przeglądarce. Należy jednak pamiętać, że usunięcie plików cookies może powodować trudności w korzystaniu ze strony, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują cookies. Cookies własne. Pliki cookies można podzielić na własne oraz pochodzące od podmiotów trzecich. Jeżeli chodzi o cookies własne, wykorzystywane one są w celu prawidłowego działania strony. Cookies podmiotów trzecich. Strona, podobnie jak większość współczesnych stron internetowych, wykorzystuje funkcje zapewniane przez podmioty trzecie, co wiąże się z wykorzystywaniem plików cookies pochodzących od podmiotów trzecich. Wykorzystanie tego rodzaju plików cookies zostało opisane poniżej.

Analiza i statystyka. Cookies wykorzystywane są do śledzenia statystyk strony, takich jak liczba osób odwiedzających, rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony etc. W tym zakresie wykorzystywane są narzędzia Google Analytics. Zbierane informacje są całkowicie anonimowe i nie pozwalają na identyfikację. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.

Korzystanie z usług Google Analytics wiąże się z zaimplementowaniem w kodzie strony udostępnionego przez Google kodu śledzącego (tzw. tracking code). Kod ten bazuje na plikach cookies, ale może wykorzystywać również inne technologie śledzące. Filmy z serwisu YouTube. Na stronie osadzone są filmy pochodzące z serwisu YouTube. Wyświetlając taki film, wyrażana jest zgoda na wykorzystywanie plików cookies firmy Google LLC dotyczących usługi YouTube.

Logi serwera

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.Logi obejmują m.in. Twój adres IP, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym z jakiego korzystasz. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi z serwisu i nie są wykorzystywane przez nas w celu identyfikacji. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.